Política de tratamiento de datos personales
Última actualización: 9 de agosto de 2026
En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes, Hifa Software S.A.S. adopta la siguiente política para el tratamiento de los datos personales que recibe a través de este sitio web y de sus canales de contacto.
1. Responsable del tratamiento
- Razón social: Hifa Software S.A.S.
- Domicilio: Bogotá, Colombia
- Correo electrónico: pablo@hifasoftware.com
2. Datos que se recolectan
A través del formulario de contacto de este sitio se recolectan únicamente los datos que el titular decide suministrar: nombre, nombre de la empresa, correo electrónico, número de teléfono o WhatsApp y la descripción del problema o necesidad que el titular escribe.
No se recolectan datos sensibles en los términos del artículo 5 de la Ley 1581 de 2012, ni datos de menores de edad. Si al agendar una reunión el titular entrega datos adicionales a través de la herramienta de agendamiento, dichos datos se tratan bajo esta misma política.
3. Finalidades del tratamiento
Los datos personales recolectados se utilizan exclusivamente para:
- Responder las solicitudes de información y contacto que envía el titular.
- Agendar y realizar la reunión de diagnóstico solicitada.
- Elaborar y enviar propuestas comerciales relacionadas con los servicios de Hifa.
- Ejecutar, facturar y hacer seguimiento a los contratos que llegaran a celebrarse, así como cumplir las obligaciones contables y tributarias derivadas.
- Enviar comunicaciones relacionadas con el servicio contratado. Hifa no envía correos promocionales masivos ni comercializa bases de datos.
4. Derechos del titular
De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos tiene derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo en los casos en que la ley no la exige.
- Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la normativa vigente, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable.
- Revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
- Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
5. Procedimiento para consultas y reclamos
Toda consulta, reclamo, actualización, rectificación o solicitud de supresión debe dirigirse al correo pablo@hifasoftware.com, indicando el nombre completo del titular, la descripción de los hechos, la solicitud concreta y un canal de respuesta.
Las consultas se atienden en un término máximo de diez (10) días hábiles, prorrogable por cinco (5) días hábiles más. Los reclamos se atienden en un término máximo de quince (15) días hábiles, prorrogable por ocho (8) días hábiles más. En ambos casos se informará al titular la razón de la prórroga y la fecha en que se atenderá su solicitud.
6. Terceros que intervienen en el tratamiento
Para operar el sitio y los canales de contacto, Hifa se apoya en proveedores que pueden procesar los datos suministrados, actuando como encargados del tratamiento:
- Proveedor del formulario de contacto: recibe y reenvía los mensajes enviados desde este sitio al correo de Hifa.
- Proveedor de alojamiento y red de distribución: procesa datos técnicos de conexión, como la dirección IP, con fines de seguridad y disponibilidad del servicio.
- Analítica del sitio web: mide de forma agregada cuántas visitas recibe cada página y de dónde llegan. No usa cookies, no crea perfiles y no permite identificar a ningún visitante en particular.
- Herramienta de agendamiento: gestiona la reserva de la reunión de diagnóstico y los recordatorios asociados.
- Proveedor de correo electrónico: almacena la correspondencia sostenida con el titular.
Algunos de estos proveedores están domiciliados fuera de Colombia, por lo que puede producirse una transferencia internacional de datos. Al autorizar el tratamiento, el titular consiente dicha transferencia en los términos del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
7. Autorización
El envío voluntario del formulario de contacto, el agendamiento de una reunión o el envío de un mensaje por WhatsApp o correo electrónico constituyen la autorización previa, expresa e informada del titular para el tratamiento de sus datos en los términos de esta política. La autorización puede revocarse en cualquier momento escribiendo al correo indicado en el numeral 5.
8. Vigencia y conservación
Esta política rige desde la fecha de su publicación. Los datos personales se conservan durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas y, cuando exista relación contractual, durante los términos de conservación que exigen las normas comerciales, contables y tributarias colombianas.
9. Cambios en la política
Hifa puede modificar esta política. Cualquier cambio sustancial se informará a través de este mismo sitio web con al menos diez (10) días hábiles de anticipación a su entrada en vigencia.